山形大学基金の取り組み
まずは、長沼様より山形大学基金の業務内容についてご紹介いただきます。
長沼様（山形大学）：
国立大学法人山形大学、総務部総務課、社会共創推進事務室というところで、山形大学基金の業務を担当しております、長沼と申します。よろしくお願いいたします。
山形大学基金は、山形大学の教育研究活動の充実や学生への支援、地域社会への貢献を目的として、個人や法人からの寄付を募り、学内の様々な事業に活用しています。寄付者様との関係性を深め、継続的なご支援をいただくための基盤づくりも重要な業務の一つです。
導入前の課題
奏ワークス：
弊社に発注いただく前、どのような課題がありましたか？
長沼様（山形大学）：
本学では、Microsoft Access（アクセス）を活用して寄付者のデータベースを構築していました。しかし、Accessを構築した前任の担当者が定年退職を迎えてしまい、このAccessを今後どうしていくかが一番の課題でした。
私自身もAccessを作成することはできないのですが、多少いじったり直したりすることはできました。しかし、このAccessで管理を継続していくのか、という点が大きな疑問でした。特に、保守管理の難しさが課題でした。システムを構築した本人ではないため、どこがどうリンクして動いているのかが分かりにくいのです。どこかを少し変更すると、どこにどう影響が出るのかを一つ一つ確認する必要があり、日常業務を遂行しながらAccessの管理を続けるのは大変だと感じていました。
また、寄付者情報や累計寄付額などは管理できていたものの、出力した際の「見にくさ」も課題でした。
さらに、Access特有のシステム仕様で困っていた点もありました。寄付受付システムなどからCSV形式で出力された寄付者情報をAccessに読み込ませると、住所の数字部分が「日付」に変換されてしまうことがありました。領収書の発行・送付に関わる重要な情報ですので、手入力で修正する必要があり、ミスが発生しやすい状況でした。
まとめると、導入前の主な課題は以下の通りです。
- Accessによる寄付者データベースの運用と、前任者退職による属人化
- Accessの保守管理が困難で、どこを修正するとどこに影響が出るか不明瞭
- 複数人での同時編集が不可能で、業務効率が悪い
- 出力されたデータの視認性が低い
- CSVデータ取り込み時に住所の数字が日付に誤変換され、手入力での修正とミス発生のリスクがあった
奏ワークスを選んだ理由
奏ワークス：
そうした課題を抱えていらっしゃった中で、弊社にご発注いただいた理由を教えていただけますでしょうか？
長沼様（山形大学）：
きっかけは、元々「ファンドレイジング・日本」のサミットで、奏ワークス（担当者）様のkintoneに関するお話を聞いたことです。
Accessの難しい点は、作成者本人でないと分からない部分が多いことと、同時作業ができないことでした。担当者が二人で作業する場合、一人がAccessを開いているともう一人はデータを見ることができません。それでは作業がしづらいと感じていました。
オンラインでデータを見られるようになれば、業務が非常に便利になるだろうと考えていました。そこで、奏ワークスさんに相談させていただいたところ、予算もリーズナブルに導入できそうだということが分かり、ぜひお願いしたいと思い、発注させていただきました。
奏ワークスを選んでいただいた主な理由は以下の通りです。
- 「ファンドレイジング・日本」でのkintone活用事例の発表を聞き、興味を持った
- Accessの同時編集不可という課題を解消し、オンラインで複数人がデータを見られる環境が必要だった
- kintone導入の予算がリーズナブルであった
kintone導入による効果
奏ワークス：
kintone導入の結果、どのような変化がありましたか？
長沼様（山形大学）：
まず、データベースが非常に見やすくなり、検索しやすくなったと感じています。Accessでは、個人の情報を引き出すのに何回か操作が必要な場面がありましたが、kintoneではExcel（エクセル）と同じような感覚で簡単に検索できるようになり、これは一番大きな効果です。
また、PDFデータなども登録できるようになり、寄付者の方とこれまでどのようなやり取りをしてきたのか、その履歴を一元的に見られるようになったのは非常に良かったと思っています。
そして、Accessでの「住所の数字が日付に変換される」問題が解消されたことも大きなメリットです。kintoneであれば、文字列は素直に文字列として読み込んでくれるため、データ修正の作業が減り、確実に間違いが減りました。これは非常に助かっています。
さらに、一度作ったアプリを簡単にコピーしたり、内容を自分たちである程度修正したりできるのは、kintoneの大きな利点だと感じています。
奏ワークス（担当者）様にお願いして良かった点は、kintoneの基本的な機能は画面を見れば誰でも作れるのですが、「プラグイン」（kintoneの機能を拡張する追加プログラム）がどのように動作するかは、実際に使ってみないと分からない部分が多いことです。日常業務をしながら試行錯誤するのは難しいため、プラグインの実例を見せていただき、どう活用できるかを具体的に教えていただけたのは非常に助かりました。そのおかげでプラグインがどういうものなのかを深く理解でき、今では別のシステムを自分で作る際にも、抵抗なく様々なプラグインを選択して導入できています。業務がよりスムーズに動くようになったと実感しています。
また、奏ワークス（担当者）様には、毎月3,000円かかるプラグインを工夫して無料で構成できるようにしていただき、予算を抑えて導入できたことも感謝しています。さらに、フィールドコード（kintoneのデータ項目に付与する識別子）の命名規則など、kintoneのマニュアルには載っていない基本的な部分についても、プロの視点からアドバイスをいただけたのは大変貴重でした。
kintone導入による具体的な効果は以下の通りです。
- データベースの検索性が向上し、Excel感覚で簡単に情報を引き出せるようになった
- PDFデータも添付可能となり、寄付者とのやり取り履歴が一目で確認できるようになった
- Accessでの「住所の数字が日付に変換される」問題が解消され、手入力によるミスや修正作業が大幅に削減された
- アプリのコピーや修正が容易で、自組織での内製化や柔軟なシステム変更が可能になった
- 奏ワークス（担当者）によるプラグインの実例提示により、その活用法を深く理解でき、他のシステム構築にも自走して応用できるようになった
- 月額3,000円かかるプラグインを無料で構成する工夫をしてもらい、導入予算を抑制できた
- フィールドコードの命名規則など、マニュアルにない運用上の基本を助言してもらえ、より使いやすいシステム構築に繋がった
おすすめできる法人とは？
奏ワークス：
kintoneは大学のファンドレイジング推進において、どのような点でおすすめだとお考えですか？
長沼様（山形大学）：
やはり拡張性が高いという点だと思います。自分たちでシステムを作るにしても、前提知識がなくても、なんとなく配置するだけでちょっとしたアプリが作れるという点が非常に良いです。
まだ使い始めて日が浅いので、これからもっと色々な活用方法を見つけて、より良いファンドレイジング活動ができると期待しています。特に、出先でデータが見られるというのは一番良い点だと思います。紙の資料を持ち出すとなると、個人情報が記載されているため不安がありますが、iPadやスマートフォン上でkintoneにアクセスすれば、資料なしで情報確認が可能です。この点は非常に便利だと感じました。
奏ワークス：
ありがとうございます。AIの活用が注目される現代において、いかにセキュリティを担保した状態で情報を蓄積できるかが非常に重要です。大学様は、日本の寄付市場において寄付者様から絶大な信頼と実績をお持ちであり、安心して寄付ができる重要な存在です。その寄付集めの土台となる仕組みとしてkintoneが機能できたのであれば、私たちも大変光栄です。
kintoneは、セキュリティを確保しつつ情報を一元的に蓄積し、そこからAIを活用していくという安心の体制を築ける点も大きな価値だと考えています。
kintoneをおすすめできる法人像は以下の通りです。
- 拡張性が高く、前提知識がなくてもアプリを構築したい法人
- 出先（iPad・スマートフォンなど）で安全にデータを確認し、紙媒体による個人情報持ち出しのリスクを減らしたい法人
- セキュリティを担保した上で情報を蓄積し、将来的なAI活用も見据えた安心の体制を築きたい法人
- 特に、大学のファンドレイジング活動において、寄付者管理の基盤を整えたい法人
まとめ
山形大学基金の長沼様には、kintone導入前の具体的な課題から、導入後の業務効率化、そして奏ワークスを選んでいただいた理由まで、非常に詳しくお話しいただきました。
特に、Accessからの脱却、属人化の解消、オンラインでのデータ共有、そして奏ワークス（担当者）によるプラグイン活用のアドバイスや費用を抑える工夫によって、山形大学基金様のファンドレイジング活動の基盤が大きく強化されたことを実感いたしました。
長沼様のお話から、kintoneが単なるツールではなく、組織の業務改善と未来の活動を支える強力なパートナーとなり得る可能性が改めて示されたのではないでしょうか。
👉 大学・NPO法人・中間支援団体で「寄付者管理やデータの扱いに課題を感じている」「ファンドレイジングの基盤を整えたい」という方は、ぜひ一度奏ワークスにご相談ください。
