年商3,000万円超のNPO向け｜Salesforce＋kintoneで経営基盤を整備する方法

NPOの代表や事務局長として、日々の活動で情報管理に課題を感じたことはありませんか？

寄付者情報はSalesforceでしっかり管理できているものの、ボランティアや受益者、イベント参加者の情報がGoogleスプレッドシートやLINE、Zoomなど、さまざまな場所にバラバラに散らばっている…そんな状況に頭を悩ませてはいないでしょうか。

情報共有が属人化し、ベテラン職員にしかわからない業務フローが存在するなど、「このままでは組織の成長が止まってしまう」と感じたことがあるNPOの皆さん、ご安心ください。年商3,000万円超、職員数が増えてきたNPO法人にこそ実践していただきたい、Salesforceとkintone（キントーン）を活用した経営基盤の整備方法をご紹介します。

NPOの成長を阻む「情報散在」の壁

多くのNPOが直面する大きな課題の一つが、「情報が散在している」ことです。寄付者管理はSalesforceのような専門ツールでできているかもしれませんが、NPOの活動は多岐にわたり、寄付者以外にも多くの関係者との情報管理が必要です。

具体的にどのような情報が、どこに散らばりがちでしょうか？

• ボランティアの管理
• 受益者の対応履歴
• ファンドレイジングの発信業務の進捗管理
• イベントの申し込み者管理
• 企業との連携管理
• 行政とのやり取り履歴
• 職員タスクの管理
• メンターの記録
• アンケート結果の管理
• 議事録、ナレッジ（知識・知恵）の共有

これらの情報が、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、LINE、Zoomのチャット履歴、あるいは担当者の「頭の中」など、さまざまな場所に分散しているのではないでしょうか。実はこの「情報散在」こそが、NPOが大きく成長できない最大のボトルネック（制約要因）になっています。

情報が散らばったままだと、以下のような問題が発生します。

• 引き継ぎができない： 担当者が代わった際に、過去の経緯や判断基準がわからず、業務が滞ってしまう。
• 分析ができない： 蓄積されたデータが活用されず、活動の効果測定や改善策の立案が難しい。
• 再現ができない： 成功事例やノウハウが共有されず、新たな取り組みに活かせない。
• 属人化してしまう： 特定の個人に情報やスキルが集中し、その人が不在になると組織が機能不全に陥るリスクがある。

このような課題を解決し、組織全体の情報共有を強化するために、私たちはkintoneを「組織の情報本部」として機能させることを提案します。

Salesforceは寄付者管理、kintoneは経営基盤！最適な役割分担とは？

すでにSalesforceを導入されているNPOの皆さんにお伝えしたい結論は、「Salesforceを止める必要は一切ありません」ということです。むしろ、寄付者管理に関しては、現在のSalesforce運用を継続するのが最適です。変えるべきは、寄付者以外の情報の管理方法です。ここにkintoneを追加導入することで、NPOの経営が劇的に変わります。

Salesforceが得意な寄付者管理領域

Salesforceは、特に以下の寄付者管理領域で優れた機能を提供します。

• 寄付者のデータ管理（CRM：Customer Relationship Management）
• クレジットカード決済連携機能
• メール配信機能
• 領収書発行機能
• 継続寄付の管理機能

これらの機能はNPOのファンドレイジング活動において非常に重要であり、Salesforceの強みとして最大限に活用すべきです。

なぜkintoneを追加するのか？最大の理由は「コストパフォーマンス」

実はSalesforceもkintoneも、似たような情報を管理することは可能です。しかし、NPO法人にとって「コストパフォーマンス」は非常に重要な要素です。この点で、両者には決定的な違いがあります。

もしSalesforceを、職員だけでなくボランティアや自主事業の利用者など、幅広い関係者にもアカウントを付与して情報共有の仕組みを構築しようとすると、コスト負担が非常に重くなってしまいます。一方kintoneであれば、圧倒的な低コストで多数のユーザーにアカウントを付与し、組織全体で情報共有できる環境を整えることが可能です。このコストメリットこそが、Salesforceとkintoneの役割分担をすべき最大の理由なのです。

kintoneがNPOにもたらす3つの革新

kintoneを導入することで、NPOは情報管理において以下のような革新的な変化を遂げることができます。

1. 組織の知識・ノウハウを次世代へ引き継げる「情報インフラ」を構築

多くのNPOでは、代表や事務局長といった中心人物の優秀さが組織を支えているがゆえに、情報やノウハウがその人に集中しがちです。その結果、「辞めたら回らなくなる」「後継者が育たない」「活動が継続できない」といった問題が発生することも少なくありません。

kintoneを活用すれば、特定の人物に依存していた知識、ノウハウ、経験を組織に蓄積し、次世代へ引き継ぐことが可能になります。

• 面談履歴、判断基準
• 業務フロー、対応履歴
• 各関係者との経緯

といった情報を残すことで、たとえ運営メンバーが変わったとしても、これまでの活動履歴を組織の財産として活用し続けられます。NPOは社会課題の解決という長期的なミッションを担っています。短期的な視点ではなく、10年、20年と活動を継続していくために、情報資産を組織に残し、次世代に繋いでいく仕組みづくりが不可欠です。

2. Salesforce以外の多様なツールも低コストで統合し「情報本部」に集約

皆さんが普段から使っているGoogleスプレッドシート、Googleドキュメント、LINE、Zoom、Chatwork、Slack、そしてWebフォームなど、様々なツールからの情報をkintoneに自動的に集約することができます。

従来であれば、これらのツール間で情報を連携するには、Excelやスプレッドシートでエクスポート・インポートを繰り返す必要がありました。しかし、Google Apps Script（Googleが提供するJavaScriptベースのスクリプト言語）やiPaaS（Integration Platform as a Service：複数のクラウドサービスを連携させるためのプラットフォーム）といった仕組みを一度実装すれば、様々な情報をkintoneに自動連携することが可能になります。

これにより、今使っている便利なツールはそのままに、情報だけをkintoneという「情報本部」に集約。時間が足りない、人手が足りないといった現場の課題を解決し、業務効率を劇的に向上させることができます。

3. 人物単位での多面的な情報管理とGoogleフォーム問題の解消

kintoneは、一人の人物に対して「寄付をした」「ボランティアで参加した」「イベントに登壇した」「企業を紹介してくださった」といった多面的な情報を、1箇所に集めて管理することを可能にします。

また、NPOでよく見られる「Googleフォーム乱立問題」も解決できます。SalesforceにはWeb-to-リードという機能がありますが、HTMLやCSSの知識が必要なため、導入のハードルが高いと感じる方も少なくありません。その結果、手軽さからGoogleフォームを使ってしまい、情報が分散してしまうケースが多く見られます。

kintoneであれば、Googleフォームからの情報を直接kintoneに格納したり、あるいは月々3,000円程度のコストで利用できる「自分フォーム」のようなツールに切り替えることで、この問題を解消できます。

自分フォームに切り替えるメリット:

• 自動返信機能
• フォームの差し替えが簡単
• 添付ファイルをフォームにつけて送信してもらう機能
• 誰でも簡単にフォームを作成・運用でき、kintoneに情報を集約可能

このように、情報の「入り口」と「保管場所」を明確に分け、集約することで、堅牢な情報インフラを構築できます。

外部共有機能でセキュリティを担保しつつ活動を拡大

kintoneは、職員以外のボランティアの方や自主事業の利用者の方など、外部の関係者とも安全に情報を共有できる機能を持っています。

ステークホルダー（利害関係者）の立場の違いによって、表示する情報を出し分ける仕組みを簡単に実装可能です。

• ファンドレイジングに関する情報だけをインターンやボランティアの人に公開する。
• 一方で、自主事業の利用者の個人情報は従業員だけが見れるようにする。

このように、経営情報を一箇所に集めつつも、必要な人だけに情報を共有することで、セキュリティを担保しながら、より多くの人を巻き込み、活動を拡大していくことができます。

まとめ

年商3,000万円超のNPOの経営基盤を整備する上で、Salesforceとkintoneの組み合わせはまさに「最適解」と言えるでしょう。

要点をまとめます。

• Salesforceは「攻めの寄付基盤」： 寄付者管理、ファンドレイジング、決済連携といったNPOの収益を支える中心的な機能を担います。
• kintoneは「守りの経営基盤」： 寄付者以外のあらゆる経営情報（ボランティア、受益者、イベント、内部業務など）を一元管理し、組織全体を支える情報インフラとなります。
• コストメリット： kintoneは低コストで多数のユーザーが利用でき、情報共有の範囲を広げてもコスト負担を抑えられます。
• 属人化の解消と引き継ぎ： 知識やノウハウを組織に蓄積し、特定の個人に依存しない持続可能な組織運営を実現します。
• 多様なツール連携： Google系ツール、LINE、Zoomなど、普段お使いのツールと連携し、情報を自動的にkintoneに集約できます。
• 外部共有： セキュリティを確保しながら、ボランティアや外部パートナーとも情報を共有し、活動の幅を広げられます。

情報がバラバラになっている、管理が追いつかない、人に依存してしまっている、引き継ぎに不安がある…そんな課題を抱えるNPO法人の皆さんは、ぜひSalesforceとkintoneの「二刀流」をご検討ください。未来に繋がるNPOの組織づくりを、今こそ実現していきましょう。

業務設計からSalesforceとの共存設計、各種開発、そして現場への定着支援まで、一貫したサポートを提供している専門家への相談も検討してみてはいかがでしょうか。