様々な大学が自主財源獲得が必須となる昨今において、各大学が寄付集めに注力をしていますが、実は、寄付管理システムに課題を抱えている学校法人が数多く存在しています。
どのような課題があって、どんな解決方法があるかについて、情報を体系的にまとめました。
大学が行う寄付管理システムとは？
寄付金管理システムとは、以下のような機能を実装したシステムになります。
大学に限らずに、ほとんどの非営利団体（NPO法人、公益財団、一般社団等、学校法人等）において、共通の機能が寄付金管理システムには求められます。
クレカ決済等にデータが生成される
最も基本的な機能として、クレカ等で決済や銀行振込を希望する人の申込み受付ができる機能が必要です。
クレカ等決済希望者の場合は、セキュリティを担保して決済ができる事が必要で、銀行振込希望者の場合は、申込情報を受付けて自動返信メールや銀行口座を案内する等の機能が必要です。
大学特有の要件としては、申込時に寄付使途を限定する機能も必要で、◯◯の校舎を立てることに寄付を使って欲しい、奨学金制度の財源として寄付を使って欲しい、等、寄付者が何に寄付が使われるかの意思表示ができるようなフォームが生成される部分も、必要な機能になります。
寄付者データベースが管理される
寄付決済、申込がされた寄付者の情報がデータベースとして、クラウド上に保存される機能が必要です。
データベースの機能として、最も重要なのは、寄付者マスタと決済マスタの2データベースが生成され、2つが何等かのユニークナンバーで繋げられることが必要になります。
領収書発行が発行できる
決済が確定した情報を基に、領収書が発行できる機能も必要です。
領収書は、
- 単発領収書
- 合算領収書
の2種類があるのですが、大学に求められるのは、後者の方になります。
引用：https://help.congrant.com/3c53b035cfdb4aca8cf547c367d1d547
なぜなら、大学への寄付は、税制優遇の対象となるため、1年間の寄付内容をまとめて1枚の領収書（＝合算領収書）にまとめて発行される必要があるからです。
寄付する都度、領収書を発行（単発領収書）して、複数回寄付をする場合は、複数枚の領収書をとりまとめて、寄付者が税制優遇を受けるための手続きを確定申告で行うことも可能なのですが、紛失のリスクや郵送コストを考えると、合算領収書が発行できることが望ましいです。
メールマガジン等を送るために寄付者情報をユニーク化ができる
寄付をいただいたからには、寄付によってどんな活動が実現できるようになったか？等の活動報告を寄付者に対して行うことが必要となります。
最もコストを抑えて、活動報告が行える手段は、メールマガジンを発行する事であり、複数メニューの寄付で寄付をした寄付者であっても、同一人物としてリストをマージ（＝統合、名寄せ）して、重複を排除してメールマガジンを送信できるリストを作成する機能が求められています。
以下のように、寄付といっても様々なメニューが存在する場合、複数メニューで寄付する寄付者も、人単位で情報を一元化して、人マスタを軸にメールを送信する等が必要になります。
寄付管理システムの最大の課題
大学の寄付者管理システムに必要な要件を定義した上で、現在、多くの大学で直面されている課題について、ご紹介しています。
決済データと寄付者データが分かれて管理ができずエクセル加工が大変
最も大きな課題として、複数の法人様から伺っているのは、「累計寄付金額」や「初回寄付日」が分からない形で、データが生成されることです。
本来は、寄付が発生した時に、決済データと寄付者データが生成されて、2データがユニークナンバーで繋がれることで、人データを見れば累計寄付金額などが分かる構造でデータベースが機能することが望ましいです。
一方で、決済代行会社様が提供されているクレカ決済サービス等を導入されている大学様は、上記のような機能がないため、エクセルを加工して無理やり、寄付者の情報等を整理するような運用が必要となり、加工に手間がかかったり、ミスが発生する可能性が高くなったりしているのが最も大きな課題となっています。
作業できる人が限られてしまい運営が安定しない
エクセルなどの加工を行わない限り、寄付者データや高額寄付者の判別ができない体制であれば、エクセルの知見が深い職員に業務が偏ってしまうというリスクがあります。
大学は数年間で担当が入れ替わることも多いため、法人として寄付者情報を適切に蓄積していくことが難しいという課題も散見されます。
寄付増額につながる運用ができていない
寄付者管理を行う本来の目的は、寄付者の満足度向上やリピート寄付の最大化であるはずなのですが、複雑な要件を組み合わせしないと、寄付者と適切な交流や満足度が上がるコミュニケーションを実装することができません。
システムの要件を理解するだけではなく、マーケティング等の高度なノウハウと組み合わせた上で、寄付増額につながるための様々な施策を運用する必要があるのですが、その辺りまで動かせている大学様は、まだまだ少ないのが現状です。
例えば、寄付者とのコミュニケーションを図る上で重要なツールであるメールに関すると、以下のように様々な要件が必要となり、各ツールを活用して、どのように寄付増額につなげるのか？を実務に落とし込むことが肝要です。
寄付者管理システムに対する解決策|寄付者マスタと決済マスタに分けたデータベース設計が可能
上記の解決策として、キントーンを活用した寄付者管理システムがございます。
キントーン活用のメリットは以下のスライドにてまとめてご案内しておりますが、上記で記載した課題を解決できる機能を一気に解決ができる内容となっています。
https://docs.google.com/presentation/d/1fkqFASfNY_K1QBr6o-ZfGLugVEHFW31q3qlR6jjmauo/edit?slide=id.p1#slide=id.p1
- 生成された決済データを基に、寄付者マスタを生成し適切なマージができる
- ボタンをクリックするだけで複雑な処理を誰でも簡単に実行できるようになり脱属人化が実現できる
- 寄付増額を実現するためのデータ生成やメルマガリストのメンテナンス等ができる
以上の機能を、キントーンの標準機能に限らず、ジャバスクリプト開発やキントーンの拡張機能を追加することで、大学の実情に即した機能を実装することが可能です。
寄付実績4億、20法人以上のシステム構築を基に最適な寄付管理システムのご提案ができます
奏ワークスは、寄付集め15年の実績、2社経営、20団体以上の寄付管理システムの初期構築や伴走サポートの実績に基づき、寄付金管理システムの最適提案を実装することが可能です。
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