近年、多くの中小企業や個人事業主が業務効率化の第一歩としてGoogleフォームを導入しています。
- 無料で使える手軽さ
- テンプレートの豊富さ
- Googleスプレッドシートとの連携
など、魅力的な点が多く存在します。
しかし、「フォームを導入したのに業務が劇的に改善しない」という声も少なくありません。
この記事では、フォームを活用する上で業務を最適化する＝DXを推進するためのヒントについて、数十件の法人のグーグルフォームの代替となるサービスを導入した実績を根拠に、体系的な観点からご紹介します。
グーグルフォーム等の最大の課題|中長期での業務最適化には向いていない
グーグルフォームに限らず、WordPressの拡張機能であるコンタクトフォーム7等、様々なフォーム系のサービスの最大化の課題は、「問合せ等の業務しか対応できない事」にあります。
| 回答は集まるけど活用ができない | アンケートや申請受付はできるが、データがスプレッドシートやメールに貯まるだけで、次に行うアクションに結びつけにくいです。
スプレッドシートに溜まったメルアドをコピペしてGメールに送るような作業が発生します。 |
| 担当者の属人化が進む | データ管理が個人のグーグルアカウントに紐づいたり、ファイルの置き場所が分散することで、情報の一元化ができず属人化が進まないことがあります。
問合せ情報等は、大切な経営情報になりますが、情報が組織に蓄積しにくい特徴があります。 |
| フォームが増えすぎて混乱する | 施策の度にフォームが生成されると、管理が複雑になり、フォームの運用が形骸化さえるリスクがあります。 |
グーグルフォームの限界がDX推進を止めている
グーグルフォーム等を多様するNPOや中小企業の本質的な課題である人不足を解消する上で、グーグルフォームを活用すること自体がボトルネックとなり、DXが推進できない場合が多いです。
真のDXとは「デジタルツールの導入」ではない
DXとは、単なるデジタル化ではありません。
本質は、業務プロセスやビジネスモデルそのものを変革し、顧客価値を向上させることにあります。
グーグルフォームだけでは、デジタルの入口にはなっても、DXの実現には届かないのです。
データが動かないことで、連携ができない
グーグルフォームでは、入力された情報を元に次のステップに自動的に進めるような、ワークフロー機能が乏しく、メール通知や進捗管理、リマインドなどが手作業になりがちです。
顧客情報を活かせない＝CRM不在の状態
問い合わせフォームやイベント申込みで得た顧客情報は、本来ならその後の営業活動やフォローアップに活かすべき資産です。
しかしグーグルフォームだけでは、その情報が「活きた顧客リスト」に変換されることはなく、いわば“死蔵データ”になってしまうのです。
Googleフォーム＋CRMで実現する“次の一手”＝DX
グーグルフォームの機能やデメリットは、kintone等のCRM（顧客管理システム）と組み合わせをすることで、一気に解消することができます。
フォームとCRMを連携すれば、データが資産に変わる
CRM（顧客関係管理）とGoogleフォームを連携させることで、入力された情報が自動的に顧客台帳に反映され、以降のやり取りや履歴管理、ステータス更新などが一元化できます。
たとえば、フォームで商品サンプル請求があれば、CRM上で「サンプル送付済／未対応」などの管理が可能になります。
DXを加速させる「業務の見える化」と「自動化」
フォーム入力後の対応フロー（例：営業担当へ自動通知、見積依頼、定期フォローアップ）などをCRM側で設計することで、属人化を防ぎながら、業務を自動化・可視化できます。結果として、業務の抜け漏れが減り、顧客対応の質も向上します。
グーグルフォームの代替サービスをkintoneと接続できる方法
以下のように、グーグルフォームの代わりにkintoneと連携できるじぶんフォームを活用することで、NPOを始めとする中小零細企業は、一気にDXを推進することが可能になります。
フォーム最適化を提案するだけで法人に価値提供して報酬を上げることができる
グーグルフォームを使っているあらゆる法人は、実はDXの必要性があるにも関わらず推進ができていない法人といっても過言ではありません。
その重要性にすら気づかないまま、売上が上がらなくなったり、リストを適切に管理ができなかったりで数年が経過して、あとから大手術をしないといけないケースもあります。
この部分の知識やノウハウを身につけることで、法人に確かな価値を提供し、工数をあまりかけずに1件10万円などの報酬を得ることができるようになります。
具体的な報酬の上げ方を知りたい方は、DXのプロ養成講座に来てください。
