業務効率化を目指す現場で長年使われてきたMicrosoft Access。
データベースの代表格として受発注管理や顧客データ管理として、福祉業界やNPO、製造業界等を中心に、現在も活用されている法人は多いかと思います。
一方で、「Accessが限界を迎えている」「後継者が育たない」「クラウド化が進まない」といった声が目立ち始めています。
実際、以下のような課題を抱えている法人様は多いのではないでしょうか？
- 担当者が退職して改修ができない
- 他システムと連携しずらい
- 外出先やリモートで使えない
- スマホやタブレットで利用ができない
- 複数人で同時編集ができない
こうしたAccessの限界を感じている方にこそ、今こそ業務の根本を見直し、「フォーム×CRMのクラウド連携」という新しい仕組みづくりに取り組むチャンスです。
Accessの限界：レガシーな仕組みがDXの足かせに
Accessは、クラウドという概念ができる前から存在するサービスであるため、クラウドを軸にサービスが成立しやすい現在の経営環境において、様々な観点で不具合が生じています。
ローカル環境に依存してしまう
Accessはローカル環境で動作するため、PCごとのインストール・管理が必要です。また、同時編集やリアルタイム共有には制限があり、業務スピードがクラウド全盛の今の時代には合わなくなりつつあります。
拡張性・連携性の壁
Accessは単体での活用には便利ですが、会計ソフトやMA（マーケティングオートメーション）、メール配信ツールなど他のクラウドツールとの連携が困難です。結果として、情報が各所に散らばり「属人化」や「重複入力」の原因になります。
人材の継承が難しい
Accessで作られたシステムは構築担当者だけが仕組みを理解しているケースも多く、引継ぎができずにブラックボックス化している現場も少なくありません。
数年前にAccessを構築した担当者が辞めてしまうことで、泣く泣くAccessを使い続けていて、不具合が起きたら対処できずに困るリスクも多大に存在します。
フォームとCRMをつなぐことでDXは推進できる
クラウドという概念が普及した後にリリースされたサービスをAccessの代替えとして利用することで、DXを推進する＝これまでの課題を解決し、業務効率化や脱属人化を進める体制は可能です。
GoogleフォームやExcelでは限界がある
「Accessが使いづらいからGoogleフォームで代替しよう」と考える方もいますが、Googleフォーム単体では以下のような課題があります。
- 回答を受けた後の業務が属人的（手動対応）
- 顧客ごとの履歴管理ができない
- 担当者間の引継ぎやステータス共有が困難
- 複数のプロセスに対応できない
「フォームで情報を集めるだけ」では業務の本質的な最適化にはつながらないのです。
kintoneとつなげることで業務プロセスを一気通貫で管理できるようになる
kintoneでCRM（顧客関係管理）を構築しフォームを連携させることで、以下のような業務改善が可能になります。
- フォームで入力されたデータを自動でCRMに蓄積ができる
- 顧客ごとに決済履歴、活動履歴、商談履歴が見える化される
- チームで情報共有ができ、業務分担が可能になる
- 自動アラートなどで業務の対応漏れがなくなる
- 経営者がリアルタイムで経営状況を把握できるようになる
データは「溜める」だけにとどまらず、活用する、運用することで初めて実務に活かせるものとなるのですが、業務全体の運用を考えた上で、最適なサービスを導入することがDXのポイントとなります。
導入事例:Accessからkintoneに切り替えたNPOの事例
現在もAccessを導入しているNPO様などは、チーム応援ライセンスのおかげもあり、様々な課題が解決できる費用対効果のよいシステムに移行することを、再現性高く実現することが可能です。
以下、事例についてご紹介いたします。
基本データ
分野：NPOの中間支援団体様
運営年数：20年強
事業内容：研修事業を行う中、顧客管理をAccessで行う
ビフォー・アフター
Accessをキントーンに変えるだけで、様々な課題が解決されました。
ビフォー
1担当しかAccessを触ることができないから、担当者に負担が集中していた。
ローカルでしか業務を動かせないので上記担当者は必ず事務所に出勤が必要だった。
業務改善をしたかったが、カスタマイズの方法がよく分からず困っていた。
アフター
キントーンは操作が簡単なので、複数メンバーが業務を運営できるようになった
セキュリティが高い状態を担保しながら自宅でもどこでも仕事ができるようになった
不明点を電話でキントーンカスタマーセンターに聞きながら、自分たちで業務改善ができるようになった
移行のスケジュールや範囲の拡大について
以下のスケージュルで段階的に範囲を拡大し、DXの全体最適化が図れるようになりました。
| 対象属性 | システム化の期間 | 詳細 |
| 自主事業の利用者 | 2ヶ月 | 利用者データベースと研修申込データベースを構築しつつ、フォームをキントーンとつなぎ合わせる事で、業務削減やチームでみたい情報が見やすくなった |
| 寄付者や支援者 | 2ヶ月 | 累計寄付実績や金額や、寄付者でありかつ自主事業の利用者であるステークホルダーが可視化され、ステークホルダーの全活動履歴に基づいたコミュニケーションがとれるようになって寄付者の満足度や寄付額に好影響があった |
NPOの経営を支える中間支援組織は、上記のように段階的にシステム環境を移行させる事で、DXを推進することができやすくなる、という事を覚えてください。
Accessからkintoneへのシステム移管で経営基盤はアップデートできる
現在、Accessを活用しているあらゆる法人様は、上記のように、クラウドサービスの代表格であるkintoneに移行するだけで、DXを推進することができますので、ご興味がある方は、ぜひお問合せをお願いします。
また、Accessが不便すぎて何とかしたいけど、やり方が分からないと困っている法人は、全国で多数存在しています。
経営の上流工程にあたるシステム構築、改修を着実に行う事で、高単価受注が叶い、法人にも喜んでいただけるような仕事をしたいと思う方は、ぜひ、DXのプロ養成講座にご興味を持ってもらえたら嬉しいです。
