NPO/NGOの皆様、メール対応から脱却し、寄付・会員拡大につなげるDXの第一歩の仕組みをつくりませんか？
多くのNPO法人がWordPressで公式サイトを運営しています。活動紹介、イベント告知、寄付募集などをわかりやすく伝えるには、WordPressはとても便利なCMSです。
しかし、その中で見落とされがちなのが「問い合わせフォームの管理」です。
特に、コンタクトフォーム7（Contact Form 7）やMW WP Formなどのプラグインを利用してフォームを設置しているケースでは、フォームからの情報がメール通知で届くだけで終わってしまうことが多く、せっかく寄せられた支援希望やボランティア応募、寄付者の声が「メールボックスの中で埋もれてしまう」現象が頻発しています。
メール格納型フォームの限界：せっかくの関心を“活かしきれない”仕組み
1. 問い合わせ内容が「担当者の受信トレイ」に閉じてしまう
たとえば、「活動に参加したい」「寄付したい」「取材をお願いしたい」という問い合わせがあったとしても、その内容はメールで担当者に届くだけ。
事務局全体で共有されず、別の職員が状況を把握できないまま時間が経過することがあります。
さらに、担当者が多忙だった場合や、ボランティア職員が一時的に離任していた場合、返信が遅れたり、返信しそびれたりするケースも少なくありません。
結果として、“せっかくの支援の機会”を逃してしまうのです。
2. メルマガリストへの転記が手作業になる
もう一つの大きな課題は、メールからデータを別システムに転記しなければならない手間です。
問い合わせが来た後、支援者に継続的な案内を送るためには、メールアドレスをメルマガツールやスプレッドシートに追加する必要があります。
しかし、この作業を毎回手動で行うのは、時間もかかり、入力ミスも発生しやすいものです。
このように「フォーム→メール→Excel→メルマガ」という流れでは、どうしても情報の鮮度が下がり、支援者との関係構築が後手に回ってしまいます。
解決策：フォーム入力情報を「kintone」に直接格納する
ここで注目したいのが、kintone（キントーン）連携型フォームです。
その代表的なツールのひとつが、じぶんフォームです。
じぶんフォームは、WordPressに埋め込むことも可能なフォーム作成ツールで、送信データをメールではなく、直接kintoneアプリに登録する仕組みを持っています。
データベース化による情報共有と見える化
問い合わせ情報がkintoneに入ると、メールのように個人の受信トレイに閉じず、組織全体で共有できます。
職員が複数名いる場合でも、誰がどの問い合わせを対応しているか、どこまで進捗しているかがひと目で分かります。
さらに、一覧表示やグラフ化も容易なので、
- 今月の問い合わせ件数
- 支援内容別の傾向（寄付希望／ボランティア希望／メディア問い合わせなど）
- 対応ステータスごとの未完了件数
といったデータの見える化も瞬時に可能です。
対応漏れを防ぐ「リマインド機能」
kintoneには、リマインダーやプロセス管理機能があります。
問い合わせ対応が期限を過ぎても「未対応」のままになっていた場合、自動的に事務局に通知を送ることができます。
たとえば、
- 3営業日以内に返信がなければ担当者にアラート
- 1週間経過しても未対応なら管理者にメール通知
といった設定もノーコードで実装できます。
メールフォームでは絶対にできなかった、**“問い合わせを忘れない仕組み”**が実現するのです。
メールワイズ連携で「一斉メール配信」が可能に
kintoneに蓄積された問い合わせデータは、そのままCybozuのメールワイズと連携できます。
これにより、問い合わせに対する返信だけでなく、登録者全体に一斉メールを送信したり、カテゴリ別のメルマガ配信を行うことも容易になります。
- 正会員に対して総会の案内を送る
- イベント応募者に次回の案内を送る
- ボランティア登録者にアンケートを依頼する
といったセグメント配信がワンクリックで可能になります。
メールワイズでは送信履歴も自動で記録され、誰がいつどんな対応をしたかも可視化できるため、引き継ぎや事務局体制の安定化にも大きく貢献します。
フォームを皮切りに経営情報を1箇所に集める基盤整備が可能に
さらにkintoneは、単なる問い合わせデータベースでは終わらずに、他システムとの連携が可能になります。
- Googleフォームやスプレッドシートとの自動同期（DBHUBなどのプラグイン経由）
- 会員管理、寄付履歴、イベント申込データの一元管理
- 決済サービス（Syncable、STORES、Stripeなど）との連携
これにより、問い合わせフォームを起点に「支援者の成長経路（ドナーピラミッド）」を一気通貫で管理することが可能になります。
つまり、フォームが単なる窓口ではなく、NPOのCRM（支援者管理システム）への入口になるのです。
- 寄付をしてくれる可能性がある見込客
- 一度でも寄付をしてくださった寄付者、支援者
いずれも法人にとっては重要な顧客情報になりますが、フォームとキントーンを連携することを起点に、経営情報をキントーン（kintone)に蓄積して、活動を積み重ねる体制を整備することができます。
フォーム全体最適だけでなくセールスフォースをキントーン（kintone)に切り替えた事例
例えば、ある子どもNPOでは、以下のようなビフォー・アフターが実現できました。
ビフォー
| フォーム | ツール | 受皿 | 課題 |
| 寄付申込 | ロボットペイメント | セールスフォース | 情報がバラバラになる |
| アンケート | Googleフォーム | スプレッドシート | |
| サイト問合せ | コンタクトフォーム7（Contact Form 7） | Gメール |
アフター
| フォーム | ツール | 受皿 | 解決できたこと |
| 寄付申込 | コングラント Webhook連携 |
キントーン（kintone) | 情報が一元管理できるようになり、寄付者、見込者との交流の質が高まるようになった |
| アンケート | じぶんフォーム | ||
| サイト問合せ |
NPO/NGO等、全ての非営利団体にとって最強であるサイボウズさんのチーム応援ライセンスが開始されたのが2018年4月なのですが、このライセンスが開始される前のほとんどのNPOは、セールスフォースやロボットペイメント、Googleフォーム等のツールを導入していて、今のその状態が続いています。
このような状況では活動が大きくなっても、結局、情報が資産化されないため、見込者が寄付者になってくださる率が最大化できなかったり、寄付者のファン度が高高まったり、リピート売上を最大化できなかったりしたまま、非効率な経営状態が続いてしまいます。
緊急性が低いのは理解できますが、経営資源を最大化し寄付者への説明責任を果たす意味でも、フォームDX（＝じぶんフォーム×キントーンへの切替）を検討しませんか？
導入のポイントと注意点|必ず全体設計をしよう
じぶんフォーム×キントーン（kintone)の移行を成功させる最大のポイントは、フォーム設計、全体設計をすることです。
フォーム設計をすること、全体設計をすることは、カーナビをセッティングするのと同じことです。
フォーム設計
| どんな情報を取得したいか？の定義 | 氏名、メール、住所、関心分野などを明確にし、kintoneのアプリ構造と一致させて設計する。 |
| 個人情報保護への配慮 | kintoneはアクセス権限を細かく設定できるため、職員間での閲覧制御も可能。問い合わせデータの取り扱いも安心です。 |
| 段階的な導入 | まずは「問い合わせ管理」からスタートし、次に「イベント管理」「寄付管理」へと拡張していくことで、無理なくDX化を進められます。 |
全体設計（業務全体を俯瞰した上でキントーンのアプリ同士をどのようにつなぐかを設計する）
フォームを変えるだけで、NPOのDXは始まる
多くのNPOが「DX」と聞くと難しそうに感じますが、最初の一歩はとてもシンプルです。
「メールで届くフォーム」から「データベースに蓄積されるフォーム」に替えるだけ。
それだけで、
- 対応漏れがなくなる
- 情報がチームで共有される（特定の人でなく組織に残り資産化される）
- 継続的な支援者コミュニケーションが生まれる（結果、リピート寄付が最大化する）
という、大きな変化が生まれます。
まずは、以下の動画を見ていただければ、簡単にじぶんフォームとキントーン（kintone)を接続する機能実装ができますので、試してみて下さい。
じぶんフォーム＋kintone＋メールワイズという組み合わせ、“NPOの現場に最適化されたCRMの第一歩”を成功させたい方は、ぜひ、お問合せをおまちしております。
毎月5団体限定で、DXを成功させるロードマップ（カーナビ）を提供する個別相談会を実施しておりますので、ご連絡お待ちしております。
