事務職になくてはならないエクセル、スプレッドシート。
便利すぎて表計算の目的だけでなく、顧客管理システムや営業管理システムとして活用している法人が多いはず。
ただ、事業拡大を意図するあらゆる規模の企業やNPOは、エクセル、スプレッドシートで顧客管理等を行うことは、絶対に辞めてください。
以下、その理由と代替案についてご紹介します。
顧客管理の目的|既存顧客からの売上を効率的に上げる仕組みを実装する
あらゆる企業が継続的に存続する上で、最重要の情報が顧客情報といっても過言ではありません。
顧客情報をなるべく一箇所にまとめて、クラウド上で異なる立場のメンバーが閲覧できるようにする。
これを実現するだけ、価値があります。
顧客情報を正しく管理することで、
- 既存顧客の売上最大化が図れる（＝LTVを最大化できる）
- 担当者が変わっても顧客情報を法人の経営資産として活用し事業が継続する体制が構築できるという2つのメリットが享受できるようになります。
顧客管理システムに必要な要件|構造的にデータベースに情報格納＆活用しよう
顧客管理システムが正しく機能するためには、以下、3つの要件が必要になります。
-
- 1対多構造でデータベースをつなぐ
- 脱属人化が実現できる
- 貯めたデータを活用する（メール送信や送付状発行を行う）
それぞれ詳しく解説します。
エクセルやスプレッドシートで顧客管理を行うことの最大のデメリット|2つのデータベース連携が難しい
顧客情報を管理するには、
- 人の情報と決済の情報
- 人の情報と相談内容の情報
- 人の情報とセミナーの参加履歴情報
こういったことを1顧客ごとに紐づけることが必要です。
（これを1対多構造でデータを管理するといいます。）
1対多構造で、2つのデータベースを紐づけ管理することで、
どの顧客が最重要か（長く加入してくれているか？どれだけ商品を購入してくれているか？）
どんなコミュニケーションを行って来たか？（相談内容やメール履歴で確認する）
どれだけ活動に参画してくれているか？（セミナー参加履歴や商品の追加購入履歴で確認する）
ができるようになります。
エクセルやスプレッドシートでは、構造的にデータベースを連携させることが難しいため、1対多構造でのデータベース管理には適していません。
つまり、エクセルとエクセルをつなぐ、シートとシートをつなぐということが難しいため、顧客管理には向いていない、というわけです。
顧客管理の決定版|キントーンで顧客管理に必要な機能を体系的に実装が可能になる
法人が顧客管理機能を実装するには、キントーンがおすすめで、前述の1対多構造でデータベース管理ができる事を始め、エクセルやスプレッドシートではできなかった、様々な顧客管理の機能を実装することができます。
構造的にデータベースを接続できる
例えば、講座ビジネスを行う企業の場合、以下のように受講生マスタとそれ以外の情報を、様々なデータベースを繋ぐことで、顧客情報管理を実現することが叶います。（まさに1対多のデータベース構造が構築できます）
立場の違いによってアクセス権を柔軟に設定ができる
例えば、ボランティアスタッフや正社員、あるいは外部業者等、立場の違いによって、顧客情報を1箇所で閲覧できるようにしたい、という場合があります。
そういった場合でも、エクセルと違いキントーンは、
- 1ファイル単位
- 1行単位
- 1列単位
で、立場の違いによって顧客情報のアクセス権が柔軟に対応が可能になります。
予算や困り度合いに応じて機能拡張ができる
キントーンは、データベースとして適切に情報を貯めるだけに留まらず、
- 貯めたデータを一覧化してメール送信したい
- 貯めたデータを一覧化して、送付状や領収書を発行したい
- 発行したデータをPDFで自動的に保存したい
貯めたデータを活用しながら、様々な業務用途で活用ができるようになります。
顧客情報を分析して経営に活かしたい
キントーンで顧客情報を管理することで、溜まったデータを分析し、管理をする事ができます。
暦年で比較する、グラフ化する等、情報を見やすい粒度で可視化しながら、分析ができるようになるため、1年毎の顧客の売上を比較して経営に活かすことができるようになります。
NPOの寄付集めの教科書には、ドナーレンジチャートを作成しよう（寄付者の金額や回数ごとに貢献度を表すことで、最重要顧客等を可視化して、重点的にフォローしてリピート寄付などに活かす）という考え方がありますが、以下のような形でドナーレンジチャートと同様の表を出力することは、キントーンであれば容易にできます。
キントーン顧客管理システムの事例|規模、業種、法人格を問わずに経営基盤強化に役立っている
営利、非営利を問わずに、様々な法人で顧客管理システムをキントーンで実装することで、経営に役立てている事例があります。
大学の寄付金管理システムの例
中間支援団体の事例
営業会社の見込み顧客管理（営業管理システム）
特に非営利団体は顧客管理システムはキントーン一択
NPO法人等の非営利団体が顧客管理システムを実装する場合は、キントーン一択です。
なぜなら、料金が年間9,900円と安すぎるので費用対効果が合う可能性が極めて高いのがその理由です。
NPOのほとんどは、対個人向け事業＝B to Cに対して行っていて、顧客管理システムを構築しやすいので、ぜひNPOはキントーンを活用しましょう。
- 認定ファンドレイザー
- ファンドレイザー歴15年
- サイボウズオフィシャルパートナー
- サイボウズチーム応援サポーター
- セールスフォースの運用構築経験ありの実績に基づき、キントーンをおすすめします。
キントーンの競合サービスとの決定的な違い|使いこなすハードルが最も低い
セールスフォース、ハブスポット、ゾーホー等がありますが、日本企業はキントーンがおすすめです。
理由は以下の2つです。
・カスタマーセンターの対応が親切
・日本語でソースコードを命名できる
顧客管理システムを実装するには、カスタマーセンターの存在が非常に重要ですが、キントーンのカスタマーセンターは最高の対応でおもてなしをしてくれ、不明点があれば電話でいつでも質問ができます。
場合によっては遠隔サポートまで行ってくれるため、顧客管理システムを使いこなせるハードルが最も低いのが、キントーンの特徴です。
また、各システムを実装する時には、各項目ごとに名称の設定が必要になります。
実は、この項目名が1項目につき、2項目必要になります。
・各項目の名称を表向きに表示させるためのもの（＝フィールド名）
・システム側で判別するための名称（＝フィールドコード）
2つを設定するときに、キントーンはフィールドコードを日本語で設定ができるのが、地味に便利です。
セールスフォースの場合だと、メールアドレスを表す場合、
フィールド名＝メールアドレス
フィールドコード＝mail-adresss
などと設定する必要があり、ローマ字の命名ルールによっては、日本人だと、フィールド名とフィールドコードが一致しない場合があるのが不便なところです。
非営利団体で最適な顧客管理システムを導入し経営基盤を整えよう
NPOは今後の日本でもっと事業規模が大きくなって、存在感を増す必要がある法人格です。
- 寄付者やクラファン支援者と適切な交流を行いリピート寄付等が期待できる
- 担当スタッフが入れ替わっても顧客情報を法人に残せる
- 寄付者、受益者、ボランティア、協業する他団体等、様々なステークホルダーを一元管理する
等の要件を実装したい場合は、奏ワークスにお問合せください。
NPOにとって最重要である顧客管理を適切に実装し、持続可能な組織運営を目指しましょう。
持続可能な経営基盤（特に顧客管理システム）を構築することで、NPOを次世代に紡げる受け皿として機能させるよう、一緒に土台を固めて参りましょう、ご連絡お待ちしております。
