中小企業やNPOなど、組織が抱える共通の課題の一つに「情報の分散」があります。
営業部はExcelで案件管理、総務は紙ベースでタスク管理、経理は別のシステムで数字を管理している――。
このような状況では、経営者が「全体の進捗を見える化したい」と思っても、各部署に確認を取るだけで時間がかかってしまいます。
そこで有効なのが、キントーン（kintone)の「アプリアクション機能」です。
これは、複数のアプリ間でデータを受け渡し、自動的に情報を整理・蓄積する仕組みです。
業務ごとにアプリを分けながらも、必要な情報を相互に連携させることで、経営情報を一箇所に集約する「データの流れ」をつくることができます。
アプリアクションとは？初心者でも分かる基本の仕組み
キントーン（kintone)では、業務ごとに「アプリ」を作成し、データを管理します。
たとえば、「案件管理アプリ」「タスク管理アプリ」などが代表的です。
アプリアクションとは、あるアプリで登録・更新したデータを、別のアプリに自動的に転送・複製する機能です。
エクセルではできない、エクセルファイルとエクセルファイルをまたいで、コピペをする。
そんな機能がアプリアクションだと認識してください。
これにより、複数の業務アプリが連動し、情報が自然に流れていく仕組みが作れます。
具体的には次のような動きをします。
・案件管理アプリで「商談が進行中」となった瞬間、
→ タスク管理アプリに「新規タスク」が1ポタンクリックで作られる。
・ 顧客アプリで「契約済」となったら、
→ 売上アプリに契約情報が自動転送される。
つまり、ボタン一つで“別のアプリに情報を渡す”ことができるのです。
上記①②の動作イメージについては、以下の動画でご紹介しています。
実例：案件管理アプリとタスク管理アプリを連携させる
ここで、具体的な活用イメージを見てみましょう。
① 案件管理アプリに「タスク内容」フィールドを設置する
営業担当者が案件を登録する際に、次のような項目を入力します。
- 案件名
- 顧客名
- 商談ステータス（商談化・契約済みなど）
- タスク内容（次にやるべきアクション）
この「タスク内容」フィールドに、たとえば「見積書作成」「デモ日程調整」などを記載します。
② アプリアクションを設定する
案件管理アプリのレコードに「商談化」ボタンを設置し、それを押すと自動的にタスク管理アプリへデータを転送するよう設定します。
転送先は以下のような項目です。
| 案件管理アプリの項目 | タスク管理アプリの項目 |
| 案件名 | タスク名 |
| 顧客名 | 顧客名 |
| タスク内容 | タスク詳細 |
| 担当者 | 担当者 |
| 商談ステータス | ステータス（未完了） |
この設定を行うことで、案件登録と同時にタスクが自動で生成され、タスク管理アプリ上で個別の進捗管理が可能になります。
③ 2つのアプリで連動管理が実現
- 案件管理アプリでは、「商談単位」で全体の進捗を確認できる。
- タスク管理アプリでは、「担当者単位」で作業の進み具合を管理できる。
このように、1つの入力が2つのアプリを動かす仕組みを作ることで、二重入力や漏れを防ぎながら、現場と経営の両方で情報の見える化が進みます。
経営における3つのメリット|エクセルでは実現できない経営の資産化が実現できる
1. 情報の「流れ」ができることで全体像をつかみやすくなる
従来は、営業がExcel、総務がスプレッドシート、経営者はメール報告…とバラバラに情報を追っていたところを、アプリアクションで連携させると、案件のライフサイクル全体が見えるようになります。
- 「この案件は今、誰がどのタスクを持っているのか？」
- 「滞っている工程はどこか？」
といった情報を、キントーン（kintone)上で一覧表示できます。
2. 二重入力・転記ミスがゼロに
アプリアクションを設定すると、同じデータを別アプリに自動転送できるため、**人手による転記作業が不要**になります。
入力の手間が減るだけでなく、コピー＆ペーストによるミスや更新漏れも防止できます。
3. 経営判断に必要なデータが「自然に蓄積」される
キントーン（kintone)の強みは、「日々の業務入力がそのまま経営データになる」点です。
アプリアクションによってアプリ間をデータが流れると、案件・タスク・顧客・売上といった情報が、時間軸を持って蓄積されていきます。
このデータをダッシュボード化することで、
- 案件数の推移
- タスク完了率
- 顧客別売上高
などをリアルタイムで確認できます。
アプリアクション機能を現場に定着させるコツ
キントーン（kintone)導入初期によくある課題は、「使う人によって入力ルールがバラバラになる」ことです。
これを防ぐためには、アプリアクションの設計時に次のポイントを押さえましょう。
1. アプリごとの役割を明確にする
「案件管理は営業用」「タスク管理は全社員で共有」といった役割分担を決めておきましょう。
2.実際にアプリアクション機能を実装する
キントーン（kintone)でアプリアクション機能を実装するのは、サイボウズさんが提供されているガイドブックを確認すれば、誰でもできます（プログラミングの知識は一切不要です。）
引用：https://kintone.cybozu.co.jp/material/pdf/kintone_guidebook_vol06.pdf
3.ボタンの配置と命名をわかりやすく
「タスクを作成する」「契約を登録する」など、実行内容がひと目で分かる名称を使います。
4.転送するフィールドを最小限にする
不要な項目まで転送すると、情報が重複し混乱のもとになります。
必要なフィールドのみを連携させるのが鉄則です。
5. 運用ルールを全員で確認
初期段階では「このボタンを押したらタスクが作成される」などを社内共有し、運用を統一することでスムーズに定着します。
さらに広がるアプリアクションの応用例
アプリアクションは、営業とタスク管理の連携以外にも、多様な活用が可能です。
| 元アプリ | 転送先アプリ | 活用例 |
| 顧客管理アプリ | 案件管理アプリ | 新規顧客登録時に、自動で商談レコードを作成 |
| 案件管理アプリ | 売上管理アプリ | 契約成立時に、売上データを自動転送 |
| タスク管理アプリ | 勤怠管理アプリ | タスク完了時に、作業時間を自動登録 |
| 問合せアプリ | 対応履歴アプリ | 対応が完了した時点で記録を転送し、履歴を保存 |
こうした仕組みを少しずつ整えていくと、全社でのデータ連携基盤が自然に育っていきます。
例えば、エクセルをキントーン（kintone)に替えるだけで、様々な中小企業、非営利法人のDX推進が可能です。
また、SFAやCRMを実装したい法人も、開発コストを抑えての各種システム構築が可能になります。
1レコードだけでなく複数レコードを一括で別アプリに連携（レコードコピペ）したい場合はプラグインを活用しよう
非常に便利なアプリアクション機能ですが、1点、盲点があります。
それは、1レコード単位でしか、別アプリに情報が連携できない事です。
複数のレコードを、アプリをまたいで一括でコピペしたい、そんなシーンもあるはずです。
例えば、メールマガジンを配信する対象者を複数のアプリから引っ張ってきて、重複を排除したリストをつくりたい場合は、
- 1レコード単位でコピペは大変
- アプリアクションだと、常に新しいレコードがメルマガアプリに登録されてしまうので、重複排除ができない
という課題が出てきます。
この場合は、無料プラグインを活用することで、一括でレコードのコピペができるようになります。
まとめ：アプリアクションで「情報の流れ」をつくる
キントーン（kintone)のアプリアクションを活用すると、
- 案件管理アプリとタスク管理アプリのように、複数アプリをシームレスにつなげられる
- データが自然に流れ、経営情報が一箇所に集まる
- 二重入力を防ぎ、業務効率と精度を高められる
という3つの大きなメリットが得られます。
最初は「ボタンを押して別アプリに転送する」だけでも構いません。
そこから徐々に、顧客管理 → 案件管理 → 売上管理 → レポート、というデータの流れを作っていけば、中小企業でも手の届く「データ経営」が実現します。
キントーン（kintone)のアプリアクションは、単なる自動化機能ではなく、経営情報を自然に集約する“仕組みのデザイン”そのものなのです。
もし「アプリ間の連携をどう設計すればいいかわからない」「どの項目を転送すべきか迷っている」といった場合は、専門家に相談するのがおすすめです。
初期設計を誤ると、後から修正に手間がかかるため、最初の段階で全体設計を明確にしておくことがポイントです。
キントーン（kintone)の導入・設計に迷われた際は、無料相談からお気軽にご連絡ください。
現場の業務フローに合わせた最適なアプリ連携設計をお手伝いします。
