助成金申請業務を受付している全国の中間支援団体必見！
ワードやエクセル、Webフォームでの申請業務を、キントーン（kintone)を軸に替えるだけで、
・業務工数削減
・申請履歴が1法人に蓄積できる
・蓄積したデータを活かせる
が実現できます。
この記事にあるノウハウを知って、月6,000円（2サービスの合計）の費用負担が可能であれば、助成金業務が革命的に改善できます。
この記事を見てほしい人と得られる価値
この記事は、
- NPOを支援する中間支援団体
- NPOを支えたいと思ってプロボノ活動をしている人
- ファンドレイザー
- 不動産業や宿泊業
- 税理士や会計士
に見てもらいたいです。
- 法人に提供できる価値：業務改善に繋がる経営基盤が整う
- 個人に提供できる価値：法人に価値提供できることで報酬をアップできる
等が得られます。
こんな悩みはありませんか？
私は、10団体近くの中間支援組織のDXを推進してきた実績がありますが、NPOの中間支援団体等が、助成金申請業務等を行う際、以下のような悩みが共通しています。
- 1法人が申請してきた過去の申請内容を探すのが大変
- 申請情報に修正があったら、修正内容を手作業で反映するため手間がかかる
- メールを送信するたびに添付ファイル開いて保存するのが面倒
このような悩みは、Kintone×じぶんフォーム×じぶんレコードにシステム変更すれば、一発で解決が可能です。
中間支援団体のDX全体像は以下でご紹介しております。
チーム応援ライセンスの適用で非営利業界なら月6,000円で利用可能に
最初に、今回の内容を実装するのに、必要な料金を共有します。
以下の料金は、NPO/NGOに適用される、チーム応援ライセンスを活用できる団体に関する情報になります。
| サービス内容 | 料金 | 備考 |
| キントーン利用料 | 年間9,900円/900ユーザー （通常月額1,800円/1ユーザー） |
|
| じぶんフォーム利用料 | 月額3,000円/1法人 （通常価格月額5,000円/1法人） |
Googleフォームの代わりになる機能 |
| じぶんレコード利用料 | キントーンアカウントがない人でもアプリにアクセスして編集等ができる機能 |
チーム応援ライセンスについては、以下の2記事でメリットや活用シーンについて、詳しくご紹介しております。
システムの全体像と各ツールの役割
全体像はこんな形です
ステップ①情報の受け皿とデータベース連携機能をキントーン（kintone)で実装する
キントーン（kintone)は助成金申請法人と、助成金の申請内容を分けて、構造的にデータを蓄積するための機能を担います。
エクセルやワード管理では、1法人がどれだけ申請してきたか？を構造的に蓄積することが難しく、キントーン（kintone)なら、その課題を解決ができます。
- 2つのアプリをつくる
- 2つのアプリを関連レコード一覧でつなぐ
これだけで、構造的に情報を溜めるための仕組みが実装できます。
ステップ②じぶんフォームで助成金申請のフォームを作成する
従来作成していた助成金受付のフォームの代わりとして、じぶんフォームを設定しましょう。
じぶんフォームは、
- 入力された情報を直接キントーン（kintone)に格納できる
- ファイル添付も受付できる
- 入力情報を自動で入力者に返信してくれる
が可能です。
じぶんフォームの設定方法は、以下を見れば誰でも理解できます。
ステップ③じぶんレコードの設定を行う
じぶんレコードは、
- キントーン（kintone)のアカウントがない人でもキントーン（kintone)にアクセスして情報の編集等ができる
- キントーン（kintone)のアプリ上でコメントのやりとりができる
という機能が活用できます。
例えば、助成金申請内容に訂正をしたい場合は、申請した法人側が直接、URLをクリックするだけで申請内容が保存されたアプリにアクセスして、編集ができますので、事務局を介さずとも直接ユーザーが情報を正しく反映してくれるようになるので、劇的に業務が改善できます。
また、アクセスできる期間を限定することができますので、
- 助成金申請に必要な期間だけアクセスできる
- 宿泊日まではアクセスできる（宿泊業等を行う事業者の場合）
- 外部業者と案件をやりとりする期間だけアクセスできる
という形で、様々なシーンで柔軟に情報共有と情報を法人に残す仕組みを実装することができます。
【参考】じぶんフォームとじぶんレコードを連携する際の注意点
この機能を実装する場合、
じぶんフォーム側で自動返信メール設定を行わず、じぶんレコード側で設定を行う
ことを注意しましょう。
この機能を正しく活用するためには、
- じぶんフォームにフォーム入力される
- 自動返信メールにじぶんレコードで発行されたURLが記載されている
という連携が必要になります。後者の方は、手動でURL発行などする必要はなく、一度マニュアルにそって行えば、自動的にURLが発行されますので非常に便利です。
業務改善だけでない|経営情報がキントーン（kintone)に蓄積できるのが最大のメリット
助成金を申請する法人＝地域の課題解決を共に行う大切なパートナーです。
そのパートナーが、助成金申請をしてくれるだけでなく、場合によっては経営相談に来る場合もあります。
ですので、
- 1法人がどれだけ助成金申請してきてくれたのか？
- 助成金申請以外にも経営相談や寄付等でどれだけ参画してくれているのか？
を構造的に溜めていくことが、非常に重要になります。
今回の助成金業務だけでなく、パートナー（NPO等）の活動を構造的に溜めていき、その内容を1エクセルファイルではなく、セキュリティが担保されたクラウド上に蓄積されていくことで、対応するスタッフが入れ替わったとしても、情報が組織に残って、活かせるようになりますので、長期的な関係構築を行うための体制を実現することが叶います。
キントーン（kintone)でデータベースの最適化を実装したい方はお気軽にご相談ください
エクセル業務をキントーン（kintone)に替えるだけ。
たったこれだけで、様々なメリットが享受できるにも関わらず、実装できていないNPO/NGOがあまりにも多いです。
NPO/NGOは、地域のハブとなり、社会課題を解決するためになくてはならない法人です。
NPO/NGOの活動が末永く続いていくための仕組みを、一緒に考えませんか？
今回の事例は、ほんの一部になりますので、NPOキャリア15年、国公立大学含むDX支援実績30団体以上の経験を基に、最適な業務地図を描くお手伝いをさせていただいております、ご興味ある方は、お問合せお待ちしております。
