ボランティアの方と協業する事で事業を大きくする必要があるすべての非営利団体（NPOやNGO、社会福祉協議会様、公益財団様）必見！
グーグルフォームやスプレッドシートではなく、サイボウズさんのチーム応援ライセンス、アカデミックガバメントライセンスを介して、キントーンやガルーンを活用する事で、
- 必要機能が充足できる
- 金額を抑えて導入ができる
- 情報を一箇所に集約して、運営スタッフが交代してもスムーズに引き継ぎができる
を実現することが可能です。
ボランティア管理に必要な情報を体系的にご紹介します。
NPOや社会福祉協議会の最上位経営課題はIT活用で解決できる
NPOなどの非営利セクターの最大の経営課題は、慢性的に人手不足になるリスクが高い法人格である事です。
なぜなら、
- 支援する人（ボランティアや寄付者）
- 受益者（サービスを受ける人）
の2属性を対象にしないと、事業が成り立たない（非営利だから当たり前かもしれません）からです。
どこまで大きくなっても、2属性を対象にする宿命がある法人だからこそ、ITで効率化を図らないと、事業の規模を大きくしたり、ボランティア等の協力を得ながら、社会課題の解決を実現することはできません。
非営利団体＝IT活用が必須
まずは、この観点を抑えてください。
非営利団体がボランティア管理を行う上で必要な要件
ボランティア管理に必要な主な要件は、
- 情報共有（立場の違うメンバー間で）
- 活動状況の可視化
- スケジュール管理
の3つになります。
事務局とボランティア、異なる立場での情報共有が必要に
ボランティア管理は、運営主体である事務局と、ボランティア、複数の立場の人間が適切に情報を共有する仕組みが必要です。
例えば、ボランティア名簿を作成する場合、
- 事務局は全ボランティアの情報が閲覧できる
- ボランティアは自分の情報しか閲覧ができない
という機能が必要になります。
ですので、情報は一箇所に集約できるが、立場の違いによって、情報を出し分ける機能が、ボランティア管理には必要です。
ボランティアごとの活動記録を人ごとに紐づける仕組みが必要に
ボランティアとして活動に参画してもらえる事は、貴重な経営情報であり組織として蓄積したり、活動を記録しやすくする必要があります。
- 活動記録をスマホで手軽に入力ができる
- ボランティア自身が自分がどれだけ活動に参加できたの履歴が見れる
- ボランティアの記録を集計して、統計データを作成できる
こういった事を実装することが、ボランティア管理として必要になります。
スケジュールを可視化したりイベント申込みができる機能が必要に
ボランティアのスケジュール管理も必要な機能です。
- どのボランティアが、何に参加するのか？
- ボランティア活動以外に、ボランティアが参加できるイベントがいつ開催されるのか？
以上が、カレンダーなどで表示されていることで、ボランティア業務を非営利団体は、スムーズに運営ができるようになります。
さらには、カレンダーでイベント・スケジュールが表示されるだけではなく、ボランティアからの参加申込が受付できる機能などもあれば、利便性が向上します。
キントーンならボランティアに最適な要件が実装できる
キントーンは以下のように、ボランティア管理に必要な機能が実装できる特徴があります。
ボランティアの申込〜ボランティア加入までの手続きを簡略化が可能に
ボランティアの応募〜加入までの手続きに必要なフローを、エクセルやスプレッドシートで管理するよりも効率的な仕組みを実装することができます。
以下のように、グーグルフォーム等と比べると様々なメリットが実現できます。
エクセルでいうファイル単位、列単位、行単位でアクセス権が設定可能
エクセルになく、キントーンにある便利な機能として、アクセス権の設定が柔軟である、という点があります。
上記の機能を活用すれば立場の違いによって、見れる情報を出し分けることができるようになります。
そして、様々なメリットがあります。
行単位でのボランティア管理でマイページ化が可能に
例えば、ボランティア名簿を作成するとします。
ボランティア名簿には、全ボランティアの情報が、1行＝1ボランティアで保存されるとすると、
- 正社員＝全ボランティア情報が閲覧できる
- ボランティア＝自分のボランティア情報しか閲覧ができない
ということができるようになります。
こうすることで、ボランティアは引っ越し等で住所が変更になった際に、運営側が変更をしなくても、ボランティアが自分たちで情報を変更することができるようになります。
列単位でのボランティア管理で秘匿情報を一箇所に集約が可能に
ボランティア名簿に、ボランティアの入会日、退会日、退会理由、クレーム履歴などの項目を追加するとします。
上記の4項目を、
- 正社員は閲覧できるようにする
- ボランティアは閲覧できないようにする（基本情報しか見れないようにする）
ということができるようになり、正社員がボランティア名簿を活用すれば、ボランティアの退会理由を分析するなど、活用することができるようになります。
また、仮にボランティア業務を担当していたスタッフが退職してしまう場合でも、ボランティアに関する様々な情報が組織に残せるため、脱属人化を実現できうる点が、何より大きなメリットです。
人と活動を紐づけるボランティアマイページも作成が可能
非営利団体がボランティアとして労力を提供して下さっている事実を、見える化することでボランティアのモチベーションを高める運用ができる場合があります。
例えば、
- ボランティア名簿
- ボランティア活動履歴
の2つのアプリ（＝エクセルでいう2ファイル）を作成し、ボランティア名簿をみることで
- ボランティアが何回活動に参加したかが分かる
- いつ、どこでボランティアをしたのかが分かる
こういった仕組みを実装したい場合、キントーンであれば簡単に実装が可能になります。
ボランティアは活動履歴や日報をスマホで手軽に入力ができるため、紙やエクセルよりも情報が残しやすくなり、法人に情報を残せる仕組みが実装できます。
スケジュール管理とスケジュール申込の機能実装が可能
ボランティアに関連するスケジュールや、ボランティアが参加できるイベントを掲載するのに、キントーン上でイベント情報を表示することも可能です。
キントーンのカレンダー系のプラグインや、キントーンのフォーム系プラグインを組み合わせれば、
- 本来月1万円必要なカレンダー機能を、NPOであれば無料で活用ができる（グーグルカレンダーと同等、それ以上のカレンダー機能をキントーンに集約ができる）
- カレンダーからイベント申込みフォームを入力して、予約を受付ることも可能になるといったことも実装ができます。
キントーン＋ガルーンの2大サービスを組み合わせれば更に機能強化が可能に
キントーンと別のサイボウズさんが提供されているガルーンを活用すれば、
- キントーンにスケジュール機能を実装しなくても、スケジュール管理がやりやすくなる
- ボランティア専用グループウェア、ポータルサイトの機能を実装することで、必要な機能を集約することができる
- チャット機能（スラック、チャットワーク、ライン、メッセンジャー）と同じ機能を、ガルーンに組み込むことで、複数のツールを組み合わせる必要がなくなる
などのメリットが享受できるようになります。
サイボウズ製品がボランティア管理に最適な理由|コストも抑えて実装ができる
以上のような、メリットしかない機能を、NPOならキントーン＋ガルーンの2製品を活用しても、なんと年間19,800円で活用できるため、信じられない程割安のコストで、ボランティア管理に必要な機能を実装することができるようになります。
チーム応援ライセンス、アカデミックガバメントライセンスのおかげで、NPOや社会福祉協議会であれば、予算を抑えて、仕組みが実装できる。
これが本当にありがたいことです。
| 法人格 | 適用ライセンス | 特典 | 対象製品 |
| NPO法人、認定NPO法人、一般財団法人（非営利型）等 | チーム応援ライセンス | 年間9,900円/900ユーザー | キントーン
ガルーン メールワイズ |
| 国公立大学、公益財団法人、社会福祉法人等 | アカデミック・ガバメントライセンス | 通常価格の4割引 | キントーン
ガルーン |
チーム応援ライセンスの詳細については、以下をご確認ください。
スプレッドシート、スラックのボランティア管理をキントーン×ガルーンで劇的に改善できた事例
約200名いらっしゃるボランティアに関する業務を、スプレッドシートとスラックで運用していた中、限界を迎え、これ以上増やせないとお困りの法人様に対して、キントーンとガルーンを組み合わせる事で、様々なメリットが享受できるようになりました。
何より、運営メンバーを増やさずに、より多くのボランティアを受け入れる体制が整ったことで、業務が拡大できるようになったという、喜びの声をいただいています。
| メリット | 主なメリットの詳細 | 活用した機能例 |
| 運営負荷の軽減 | ボランティア申込〜加入決定〜退会までの情報を一気通貫で管理できるようになった
スプレッドシートを編集、加工する必要なく業務が回せるようになった 情報が一元化され、様々なスプレッドシートのURLを探す必要がなくなった |
【キントーンの標準機能】 アクセス権の設定（アプリ単位、レコード単位、フィールド単位）【キントーンのプラグイン】 フォームブリッジ（プラグイン） |
| ボランティアの満足度向上 | ボランティアマイページを作成して自分の活動履歴が見れるようになった
ボランティアの更新などがやりやすいようになった 全メンバーがみないといけない情報、特定のボランティアのみがみないといけない情報を、閲覧しやすくなった |
【キントーンの標準機能】
関連レコード一覧 ルックアップ メールワイズ連携 アクセス権の設定（アプリ単位、レコード単位、フィールド単位） 【ガルーンの標準機能】 スペース |
| 脱属人化 | ボランティアに関わる全情報を、セキュリティを担保した状態でクラウド保存できるようになった | 【キントーンの標準機能】 アクセス権の設定【ガルーンの標準機能】 ポータル スペース |
これだけのことが実装できたにも関わらず、キントーンとガルーンに対する費用は、年間でなんと、19,600円です。
適用ユーザー数（対象：事務局スタッフやボランティア）は、200人を超えているにも関わらず、上記価格で利用できるサービスは、サイボウズさんの製品を活用しない限り、実装ができません。
NPO経営の専門家にボランティア管理はお任せください
ボランティア管理に必要な要件、コスト、使いやすさ、どれをとってもキントーンやガルーンをボランティア管理に使わない手はありません。
あとは、キントーンやガルーンで適切に初期構築や内製化するまでの期間を伴走できる、人材がいるだけで、最適なボランティア管理システムが構築できます。
- 長く使えるボランティア管理システムを構築したい
- 現場の事を良くわかっている人にシステム構築を依頼したい
- 内製化を前提に初期構築ができる専門家に依頼したいとお考えの方は、ぜひ、奏ワークスにお問合せください。
- NPOでの寄付集め実績4億以上
- 中間支援団体やNPOのシステム構築支援実績30団体以上
- サイボウズのオフィシャルパートナー（ファンドレイザーで唯一）
- ファンドレイザー歴15年の実績に基づき、最適なボランティア管理の実装をお手伝いさせていただきます。
非営利団体を支えることができる仲間|DXのプロを募集しています
以上のようなボランティア管理の仕組みを実装できるファンドレイザー（NPOの資金調達担当）は、2025年9月時点で、私一人しかいません。
一方で、ボランティアを募集している団体数は、約20万団体と、年々逓増傾向にあります。
法人としてボランティア管理を行う法人に対して、適切なシステムを構築するニーズは顕在しており、構築を手伝ってくれる人手が足りていません。
適切なDXスキル（＝ボランティア管理システム構築スキル）を身につけることで、高単価受注、高単価副業が叶うチャンスを掴みたい方は、奏ワークスの個別相談に来てください、ぜひとも活動を手伝ってください。
なんと、200団体近くのクラファン伴走支援実績をお持ちのベテランファンドレイザー鎌倉さんも、ご自身のキャリア不安を解消しつつ、業界に貢献できることを目的に、私の講座を受講してくださっています。
今回ご紹介した内容の実践編として、15年間会社員しか経験がなく、副業や起業未経験の私がキントーン案件を高単価で受注して、年収5倍をどのように達成したかを12本の動画にまとめた限定コンテンツを配信しています。
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